Virtuelles Büro in Polen

Was ist eigentlich ein virtuelles Büro? Für wen wurde dieses spezielle Produkt geschaffen? Was sind Vor- und Nachteile von virtuellen Büro  und wie sieht das Thema virtuelle Büros in der polnischen Realität aus? Wir werden versuchen, diese Fragen in unserem letzten Blogbeitrag zu beantworten.

Virtuelles Büro in Polen

Der Beginn einer jeden Geschäftstätigkeit ist untrennbar mit hohen Kosten verbunden, die jeder Unternehmer zu tragen hat. Daher lohnt es sich, zumindest zu Beginn der Tätigkeit unnötige Kosten zu reduzieren. Außerdem braucht nicht jedes Unternehmen sofort einen großen Büroraum, und so wurde die Idee der virtuellen Büros geboren. Die virtuelle Büros in Polen und anderen Ländern sind eigentlich ein Ersatz für traditionelle/stationäre Büros. Ein virtuelles Büro ist eine Möglichkeit, eine “Anschrift” zu kaufen, an der Sie Ihr Unternehmen betreiben. Je nach Vereinbarung zwischen dem Unternehmer und dem Vermieter des virtuellen Büros kann eine solche Dienstleistung nicht nur den Besitz der Adresse, sondern auch die Entgegennahme, Sortierung und Weiterleitung der an die angegebene Adresse gerichteten Korrespondenz sowie den Sekretariatsdienst selbst umfassen, wozu insbesondere die Möglichkeit gehört, eine spezielle Telefonnummer anzugeben und Anrufe von Kunden entgegenzunehmen.

Digitales Büro in Polen

In Polen müssen Unternehmen und Gesellschaften nach dem Gesetz die Anschrift und den Rechtstitel der Räumlichkeiten angeben. Daher kann ein Unternehmer entweder ein stationäres Büro mieten oder die Dienste von Unternehmen in Anspruch nehmen, die virtuelle Büros vermieten. Die Anmietung eines virtuellen digitalen Büros in Polen und in anderen Ländern ist mit ähnlichen Vor- und Nachteilen verbunden. Die Hauptvorteile sind finanzieller Art – ein virtuelles Büro ist viel billiger als ein stationäres Büro, und das aus offensichtlichen Gründen. Dabei geht es nicht nur um die Kosten für die Anmietung von Büroräumen, sondern auch um die Betriebskosten, die im Falle virtueller Büros nicht anfallen, sowie um die Kosten für die Ausstattung selbst.

Virtual Büro

Ein virtuelles Büro ist nicht nur wegen der niedrigeren Miete vorteilhafter als ein stationäres Büro. Es sei daran erinnert, dass die Gebühr für das virtuelle Büro als steuerlich absetzbare Kosten geltend gemacht werden kann, was letztlich zu einer Verringerung der Einkommensteuer führt. Außerdem trägt eine Anschrift an einem prestigeträchtigen Ort zur Verbesserung des Images eines Unternehmens bei. Ein Unternehmen präsentiert sich in den Augen von Kunden und Geschäftspartnern anders, wenn sein Hauptsitz nicht in einer Kleinstadt, sondern im Zentrum einer Großstadt liegt. Die Unternehmen, die virtuelle Büros anbieten, stellen sehr oft auch ihre Konferenzräume zur Verfügung, wenn einer ihrer Kunden einen Ort für ein gelegentliches Treffen mit seinen Kunden benötigt. Die Möglichkeiten des virtuellen Büros sind also sehr vielfältig und ermöglichen es den Unternehmern, die Zahl der Formalitäten zu verringern und Zeit für die eigentlichen Aufgaben ihres Unternehmens zu sparen. 

Büro online

Ein Büro online kann viele Formen annehmen. Es ist erwähnenswert, dass einige virtuelle Büros auch einen Coworking-Service anbieten. Es stellt Unternehmern gemeinsam genutzte Büro- und Konferenzräume zur Verfügung. Ein Büro online ist auch eine interessante Alternative zu herkömmlichen, stationären Büros. Immer mehr Menschen, die Kosten sparen wollen, entscheiden sich für diese Lösung. Dies ist besonders nach der Pandemie zu beobachten, die gezeigt hat, dass Fernarbeit effektiv sein kann und man nicht immer jeden Tag ins Büro kommen muss. Für eine Person, die ein Ein-Personen-Unternehmen betreibt, ist es sicherlich rentabler, einen Coworking-Service zu nutzen, als speziell ein Büro für eine Person zu mieten. In diesem Fall ist die Nutzung eines Coworking-Dienstes eine gute Option, die zweifellos eine Überlegung wert ist.

Virtuelles Office im Ausland

Die Kunden von virtuellen Büros sind hauptsächlich (obwohl dies kein geschlossener Katalog ist)

• Start-ups,
• Freiberufler,
• kleine und mittlere Unternehmen, die eine Niederlassung in einer neuen Stadt eröffnen,
• Online-Shops,
• Marketing-Agenturen,
• Ausbildungs- und Personalvermittlungsunternehmen,
• Unternehmen, die ein virtuelles Büro im Ausland haben möchten

Es lohnt sich, einen Moment bei der letzten dieser Einheiten, den ausländischen Unternehmen, innezuhalten. Der Eintritt in einen neuen Markt in einem neuen Land ist in Hinsicht mit der Gründung eines neuen Unternehmens vergleichbar. Es lohnt sich daher, von Anfang an auf eine Optimierung der Betriebskosten zu achten. In diesem Fall scheint ein virtuelles Büro eine ideale Lösung für ausländische Unternehmen zu sein, die gerade erst ihr Abenteuer auf einem neuen Markt beginnen. In einem solchen Fall lohnt es sich, einen Partner zu finden, der nicht nur ein virtuelles Büro mietet, sondern auch über ein Netzwerk von Kontakten/Partnern verfügt, die er zur Zusammenarbeit mit uns empfehlen kann und die das Unternehmen in Fragen wie der Buchhaltung unterstützen

Virtueller Büroservice

Wahrscheinlich fragen sich viele Menschen, wie die Steuerbehörden und die Justizbehörden das Thema Virtueller Büroservice sehen. Nach dem Urteil des Obersten Verwaltungsgerichtshofs: der Sitz kann nur der Ort sein, an dem die Gesellschaft verwaltet wird (wo die Entscheidungen der Geschäftsführung getroffen werden). Im Sinne der MwSt-Vorschriften ist die Anschrift der Ort, an dem die Geschäftsführung tatsächlich tätig ist. Daher ist zu bedenken, dass das Unternehmen, das die Dienstleistung eines virtuellen Büros anbietet, über einen Konferenzraum oder physische Büros verfügen muss, die dem Unternehmer oder der Gesellschaft für Vorstandssitzungen zur Verfügung gestellt werden können. Mit einer solchen Lösung können Sie Probleme mit den Steuerbehörden in Zukunft vermeiden.

Digitales Büromanagement

Die Vorteile von Digitales Büromanagement wurden bereits aufgezeigt, was sind die Nachteile einer solchen Lösung? Zweifellos wird die Wahl eines guten Kontrahents entscheidend sein und viele Probleme in der Zukunft vermeiden helfen. Die Nutzung der Dienste eines unzuverlässigen Unternehmens, das sich mit der Anmietung virtueller Büros befasst, kann mit Problemen verbunden sein, die mit der laufenden Korrespondenz und der Verfolgung aktueller Angelegenheiten, zu denen dieses Unternehmen sich zuvor verpflichtet hat, zusammenhängen. Außerdem lohnt es sich, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die nicht jedem Unternehmen eine Adresse zur Verfügung stellen und ihre Kunden auswählen. Schließlich kann sich herausstellen, dass ein Unternehmen mit schlechtem Ruf dieselbe Adresse hat wie unser Unternehmen. Das ebenfalls schlechte Assoziationen mit unserem Unternehmen hervorrufen kann. Daher lohnt es sich, bei der Aufnahme einer Zusammenarbeit mit einem Unternehmen, das virtuelle Bürodienstleistungen anbietet – wie bei jedem neuen Vertragspartner – diese unter den oben genannten Gesichtspunkten zu überprüfen.