Öffentliche Ausschreibungen in Polen Unterlagen

Wie sehen öffentliche Ausschreibungen in Polen aus und welche Dokumente braucht ein ausländischer Unternehmer? Die Antwort finden Sie in unserem neuesten Beitrag.

Öffentliche Ausschreibungen in Polen

Öffentliche Ausschreibungen in Polen sehen etwas anders als in Deutschland aus. Was einen ausländischen Unternehmer in der Regel am meisten überrascht, ist die Formalitätsmenge, die man erfüllen muss, um ein Unternehmen in Polen zu gründen/führen. Ähnlich sieht es aus, wenn man vorhat, an einer nach polnischen Vorschriften durchgeführten öffentlichen Ausschreibung teilzunehmen. Der Bewerber, d.h. der potentielle Auftragnehmer, muss eine Reihe von amtlichen Bescheinigungen bzw. Nachweisen vorlegen. Es geht dabei generell um den aktuellen Zustand des geführten Unternehmens, dessen Arbeitserfahrung sowie die Effizienz von Auftragsausführung. Ein solcher Bewerber muss unter anderem über Dokumente verfügen, die folgende Eventualitäten ausschließen (und dies auch rechtlich bestätigen):

• Liquidationseröffnung bzw. Konkursanmeldung seitens des Unternehmers;
• öffentlich-rechtliche Rückstände hinsichtlich des Finanzamtes bzw. der Sozialversicherung;
• Verbot der Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung;
• Straf- bzw. Haftbarkeit des Unternehmens oder derjenigen Personen, die ihn repräsentieren (in seinem Namen handeln).

Die erwähnten Dokumente sind entweder im Sitzland des ausländischen Unternehmers auszustellen oder am Wohnort seiner Repräsentanten. Der ausländische Unternehmer bekommt zum Vorlegen dieser Dokumente genauso viel Zeit wie seine polnischen Konkurrenten.

Öffentliche Ausschreibung in Polen. Probleme

Das Kernproblem taucht allerdings dann auf, wenn im Sitzland oder am Wohnort des ausländischen Unternehmers keine Möglichkeit besteht, die oben aufgelisteten Umstände amtlich zu beglaubigen. In einer solchen Situation erlegt der polnische Gesetzgeber dem ausländischen Bewerber die Pflicht auf, den entsprechenden Nachweis in Form einer notariell beglaubigten Erklärung zuzustellen. Zu beachten sei allerdings, dass diese Möglichkeit nur dann besteht, wenn es tatsächlich kaum machbar ist, eine solche Bescheinigung im Amt zu bekommen. Das heißt: Ein Unternehmer darf einen amtlich bestätigten Nachweis durch einen notariell beglaubigten nicht deshalb ersetzen, weil er eine solche Lösung für praktischer hält oder dies schneller erledigen kann.

Die Bescheinigung muss nicht denselben Inhalt haben wie das polnische Äquivalent; ausreichend ist, wenn die daraus resultierenden Umstände und Tatsachen den in Polen festgelegten Forderungen entsprechen. Ferner gibt es keine Pflicht, eine amtlich bestätigte ausländische Bescheinigung mit einem zusätzlichen notariellen Nachweis zu ergänzen. Dies ist, wie gesagt, nur dann erforderlich, wenn eine amtliche Beglaubigung verlangter Dokumente nicht realisierbar sei. Die Form einer ausländischen notariellen Erklärung muss den Vorschriften dieses Landes entsprechen. D.h. ein deutscher Unternehmer sollte seine Erklärung einem deutschen Notar vorlegen, gemäß den deutschen notariellen Vorschriften.

Öffentliche Auftragsvergabe Polen

Die Tatsache, dass die infragestehende Erklärung in Polen eine andere Form erfordert (z.B. ein notarieller Akt anstatt einer schriftlichen Form mit notariell beglaubigter Unterschrift) oder vom Notar selbst stammen muss, bleibt ohne Bedeutung. Muss man die amtliche Bescheinigung durch eigene Erklärung des Unternehmers ersetzen, so sollte man sich an die Behörde wenden, welche die Ausschreibung organisiert, und sie darüber informieren, dass die gebrauchte Bescheinigung im Herkunftsland des Unternehmers nicht zu bekommen sei. Die für die öffentliche Auftragsvergabe verantwortliche Instanz hat das Recht, die Authentizität bzw. den Wahrheitsgehalt einer solchen Erklärung zu verifizieren (z.B. in der polnischen Botschaft).

Was das Führungszeugnis betrifft, so ist dieses im Herkunftsland des Unternehmers bzw. derjenigen Personen, die ihn repräsentieren, zu erstellen. Im Fall von einer Kapitalgesellschaft handelt es sich um dasjenige Land sein, in dem die Mitglieder dieser Gesellschaft wohnen. Nach den in Polen verpflichtenden Vorschriften ist unter Herkunftsland einer Person das Land zu verstehen, wo sich diese Person aktuell mit Daueraufenthalt-Absichten befindet. Zum Beispiel: Wenn ein Mitglied der deutschen Kapitalgesellschaft sich für eine längere Zeit in Polen befindet, danach aber eine Rückkehr nach Deutschland plant, ist sein Herkunftsland fortwährend Deutschland. Daher sollte man das Führungszeugnis in dieser Situation von der entsprechenden deutschen Behörde bekommen.

Ausschreibung öffentlich Zusammenfassung

Resümierend, besteht das Kernproblem, vor dem ein ausländischer Unternehmer stehen könnte, im folgenden Dilemma: Welches Dokument muss man vorlegen, wenn es keine Möglichkeit besteht, eine amtliche Bescheinigung, welche die polnischen Vorschriften erfordern, im eigenen Land zu bekommen? In einer solchen Situation sei in erster Linie zu verifizieren, ob vielleicht eine andere Bescheinigung, die man im Staatsamt des Unternehmer-Sitzlandes bekommen kann, dieselben Informationen bzw. die Bestätigung der Umstände enthält, welche die polnische Seite eben verlangt. Falls ja, dann kann man diese Möglichkeit ausnutzen, denn es ist nicht die Bezeichnung des Dokumentes, sondern dessen Inhalt, der zählt. Falls aber ein solches Dokument nicht erstellbar ist, so darf der Unternehmer die amtliche Bescheinigung durch eigene, notariell beglaubigte Erklärung ersetzen.

Hat der Unternehmer jedoch erhebliche Zweifel, wie er dieses Problem richtig lösen sollte, so raten wir immer, sich darum zu bemühen, zuerst eine amtliche Bescheinigung zu besorgen, sogar wenn dessen Inhalt den gestellten Anforderungen nicht bzw. nicht ganz entspricht. Versucht man das entsprechende Dokument im Nachhinein, z.B. infolge der Aufforderung der Ausschreibungsorganisatoren, zu erhalten, so kann dies ziemlich folgenschwer sein. Ein späteres Datum auf dem Dokument kann nämlich ein Grund dafür sein, dass der ausländische Unternehmer von der Teilnahme an der Ausschreibung ausgeschlossen bleibt. Im Fall von einem späteren Vorlegen eigener, notariell beglaubigter Erklärung besteht dieses Risiko dagegen nicht.