Jahresabschluss in Polen

Jahresabschluss – was ist das? Wie sehen die Jahresbilanzen in Polen aus? Die Interesse an den Fragen, die sich auf die Jahresabschlüsse der polnischen Gesellschaften beziehen, wächst je näher die gesetzliche Frist für die Anmeldung (Offenlegung) des Jahresabschlusses für das vergangene Geschäftsjahr ist. Besonders heikel war das Thema des Jahresabschlusses (der Jahresbilanz) vor 3 Jahren. Damals änderten sich gründlich die Anmeldungsregeln von dem polnischen Gesetzgeber. Zusätzliche Schwierigkeiten bei der Anmeldung der Jahresabschlüsse bestehen für die Ausländer. Sie führen ihre Tätigkeit in Polen in Form einer nach dem polnischen Recht gegründeten Gesellschaft. Sehr oft sind sie auch die Geschäftsführer einer polnischen Kapitalgesellschaft.

Jahresabschluss in Polen. Grundregeln

Die polnischen Vorschriften setzen voraus, dass die Jahresabschlüsse von dem Leiter der Einheit, d.h. im Fall einer Kapitalgesellschaft von den Geschäftsführern, gebilligt und unterzeichnet werden. Besteht die Geschäftsführung aus mehr als einem Geschäftsführer müssen alle Geschäftsführer den Jahresabschluss billigen und unterzeichnen. Die Erlangung von den Unterschriften aller Geschäftsführern kann in solchem Fall erheblich zeitaufwendig sein. Deswegen ist es besonders wichtig, das Vorgehen gut zeitlich und technisch zu durchdenken und vorzubereiten. Vor allem wegen der nach dem polnischen Recht geltenden Fristen.

Die Jahresabschlüsse in Polen soll man innerhalb von 3 Monaten ab dem Bilanzstichtag erstellen. Innerhalb von 6 Monaten ab dem Bilanzstichtag sollen sie von den Geschäftsführern gebilligt werden. Danach sind die Geschäftsführer verpflichtet, innerhalb von 15 Tagen den gebilligten Jahresabschluss bei dem polnischen Nationalen Gerichtsregister anzumelden. Die Geschäftsjahre der polnischen Gesellschaften enden meistens am letzten Jahrestag, d.h. am 31. Dezember. Dies hat zur Folge, dass man die Jahresabschlüsse solcher Gesellschaft bis Ende März erstellen muss. Dann müssen sie bis Ende Juni gebilligt und unterzeichnet werden. Erfolgt die Billigung und Unterzeichnung beispielsweise am 30. Juni, so hat die Geschäftsführung bis zum 15. Juli Zeit, den gebilligten und unterzeichneten Jahresabschluss bei dem Gerichtsregister anzumelden.

Jahresabschlüsse online. Änderungen in 2018

Durch die Einführung von den neuen Regeln, wurde das Verfahren im Jahr 2018 erheblich geändert und digitalisiert. Seitdem müssen die Jahresabschlüsse online erstellt werden. Dies bedeutet, dass sie auch elektronisch unterzeichnet werden müssen. Die Geschäftsführer sind deswegen verpflichtet, eine elektronische Signatur zu erlangen und mittels dieser Signatur die Jahresabschlüsse zu unterzeichnen. Es gibt keine Ausnahmen, die aktuell die Unterzeichnung der Jahresabschlüsse in traditioneller Form ermöglichen würden. Natürlich außer den Beschlüssen der Geschäftsführung, die immer noch in schriftlicher Form gefasst sind und in eingescannter Form angemeldet sind. Dies bedeutet, dass die Geschäftsführer unter den jetzt geltenden Regeln zusätzlich die Besorgung der aktuellen und funktionierenden Signaturen beachten müssen, mit besonderer Berücksichtigung der bereits erwähnten gesetzlichen Fristen.

Jahresabschlüsse erstellen. Technische Voraussetzungen

Obwohl die Benutzung der im Ausland erstellten elektronischen Signaturen (elektronischen Unterschriften), die die erforderlichen Zertifikaten besitzen, grundsätzlich von dem polnischen Gerichtsregister zugelassen ist, bestehen oft technische Schwierigkeiten bei der Signierung und Anmeldung der Jahresabschlüsse mit solchen ausländischen elektronischen Signaturen. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, sicherheitshalber die elektronischen Signaturen von einem polnischen Anbieter zu erwerben. Zwischenzeitlich bieten einige von den polnischen Signaturersteller die Erstellung der elektronischen Signaturen für Ausländer an und es ist sogar möglich, dass der ausländische Geschäftsführer zu diesem Zweck nicht persönlich nach Polen reisen muss, sondern ein Notartermin im Ausland ausreichend ist. Die polnischen Signaturanbieter haben einigen Signaturarten und Gültigkeitszeiten zur Auswahl, von denen auch die Preisen abhängen.

Jahresabschluss einsehen

Eine der Folgen der gesetzlichen Änderungen, die im Jahr 2018 eingeführt wurden, ist die Erstellung einer zentralen online Datenbank aller angemeldeten Jahresabschlüsse. In dieser Datenbank kann man den Jahresabschluss einsehen. Die Datenbank ist öffentlich zugänglich, d.h. jeder kann nach einer bestimmten Gesellschaft und nach ihrer Jahresabschlüssen suchen. Diese Datenbank ermöglicht die Jahresabschlüsse von allen Gesellschaften, die verpflichtet sind die Jahresabschlüsse anzumelden, einzusehen. Einer der Ziele der Jahresabschlussanalyse ist die Möglichkeit, die Finanzsituation einer Gesellschaft, z.B. eines potenziellen Geschäftspartners, zu bewerten um zu entscheiden, ob er finanziell zuverlässig ist.

Jahresabschluss Frist Überschreitung

Wegen der technischen Komplexitäten kommt es immer häufiger zur Jahresabschluss Frist Überschreitung, vor allem wenn die Geschäftsführer nicht polnischer Herkunft sind und das Vorgehen für sie besonders erschwert und zeitaufwendig ist. Was passiert in solcher Situation? Das Vorgehen ist damit verbunden, dass unter den neuen Regeln die Registergerichten die angemeldeten Jahresabschlüsse grundsätzlich nicht überprüfen müssen. Das Registergericht muss also zuerst die Nichtanmeldung des Jahresabschlusses merken – dies passiert beispielsweise häufig wenn die Gesellschaft die Änderung ihrer Daten anmeldet, z.B. die auf die neuen Geschäftsführer bezogenen Änderungen. Das Registergericht fordert dann die Gesellschaft und die im Register eingetragenen Geschäftsführer auf, die fehlenden Jahresabschlüsse in der gesetzten Frist, meistens innerhalb von 7 Tagen, anzumelden. Sollte diese Frist überschritten werden, können den Geschäftsführern hohe Geldbußen auferlegt werden, bis die überfällige Jahresabschlüsse angemeldet werden.

Jahresbilanz Polen. Filialen

In Bezug auf das Thema der Jahresabschlüsse entsteht oft die Frage, ob die gleichen Regeln für die in Polen gegründeten Filialen der ausländischen Gesellschaften gelten. Die Antwort lautet: nein. Die in Polen gegründeten Filialen sind keine selbstständigen Rechtssubjekten, sondern sie unterliegen grundsätzlich den Regeln des für den Hauptsitz anwendbaren Rechts. Beispielsweise: gründet eine deutsche GmbH eine Filiale in Polen, wird die Filiale ihre Jahresabschlüsse nach den deutschen Vorschriften vorbereiten und bewilligen. Demzufolge läuft die 15-tägige Frist für die Anmeldung der Jahresbilanz ab dem Bewilligungstag des Jahresabschlusses des Hauptunternehmens.

Jahresabschlussanalyse in Polen. Fazit

Wegen der Mehrstufigkeit des Vorgehens und wegen der technischen Einzelheiten, ist es ratsam, das Vorgehen mit der Jahresabschlussanalyse in Polen gut und früh genug vorzubereiten. Besonders hilfreich ist möglichst schnelle Besorgung der elektronischen Signaturen.

Es ist auch wichtig die Daten der Gesellschaft in dem Gerichtsregister regelmäßig zu aktualisieren. Bei der Anmeldung des Jahresabschlusses verlangt nämlich das Online-System des Gerichtsregisters, dass der Jahresabschluss von allen in dem Gerichtsregister eingetragenen Geschäftsführern unterzeichnet ist. Sollen inzwischen Abberufungen oder neue Bestellungen stattfinden, werden die tatsächlichen aktuellen Geschäftsführern von den in dem Gerichtsregister abweichen, sodass die Anmeldung des Jahresabschlusses wegen der Nichtübereistimmung mit den in dem Gerichtsregister ersichtlichen Daten abgelehnt wird.

Zu beachten ist schließlich, das das Online-System, in dem die Jahresabschlüsse angemeldet werden, nur in polnischer Sprache gefasst ist. Das Anmeldungsverfahren ist aber mehrstufig. Eine wesentliche Erleichterung ist deswegen die Möglichkeit, dass der Jahresabschluss von einer Bevollmächtigten (einem polnischen Rechtsanwalt) im Namen der Geschäftsführung angemeldet wird. In solchem Fall müssten die Geschäftsführer nur den Jahresabschluss unterzeichnen. Die Anmeldung würde einem polnischsprachigen Bevollmächtigten überlassen.